Choisir un ATS quand on scale : retour d’expérience
En janvier 2025, j’ai rejoint DotWorld avec une mission claire : structurer le département recrutement dans une entreprise en pleine phase de scale.
Très vite, un chantier prioritaire s’est imposé : choisir notre ATS.
Je suis Noémie, recruteuse tech.
Je fais du recrutement depuis sept ans et j’ai connu à peu près tous les cas de figure : entreprise avec ATS, sans ATS, des plateformes extrêmement performantes, d’autres beaucoup moins, et même des fichiers Excel créés de toutes pièces. 😅
Bref, j’avais hâte de me lancer dans ce projet.
Pourquoi nous avions besoin d’un ATS
Initialement, les candidatures arrivaient… par email.
Et lorsqu’on dépasse les 200 candidatures sur un poste, il devient très difficile d’offrir une expérience candidat qualitative sans outil dédié.
En interne, même constat : le suivi entre les différentes parties prenantes n’était pas suffisamment fluide.
À mon arrivée, nous avons donc mis en place un ATS maison construit sur la base d’un template Notion. Il nous offrait déjà :
- Un formulaire de candidature alimentant une base de données
- Un mini site carrière
- Une automatisation pour l’accusé de réception de la candidature
- Une automatisation pour inviter les candidat(e)s à l’entretien RH
- Un bouton qui permettait un refus standardisé
- La création automatique d’un dossier candidat avec les templates d’évaluation
Mais ses limites sont vite apparues.
Avec 4 à 5 postes ouverts en parallèle, 10 à 15 premiers entretiens RH par semaine et plus d’une dizaine de collaborateur(ice)s mobilisé(e)s en même temps, la gestion manuelle devenait trop lourde et le système atteignait clairement ses limites.
Concrètement :
- Le risque d’erreurs augmentait (mails envoyés tardivement, candidat(e)s oublié(e)s)
- Difficultés de suivi de la mise à jour des fiches d’évaluations par les managers
- La gestion des accès aux fiches candidats devait se faire au cas par cas
- Les échanges entre RH et hiring managers se perdaient entre Notion et Slack
- La prise de rendez-vous manquait de fluidité
- Aucune aide IA pour la prise de notes
- Difficulté à suivre certains KPI clés (time to hire, taux de conversion…)
- Peu de possibilités de nurturing pour maintenir le lien avec les candidat(e)s
Comment choisir quelles solutions rencontrer ?
Première étape : décider quelles solutions ATS tester. Avec plus de 150 acteurs sur le marché, ce n’était pas trivial.
J’ai activé plusieurs leviers :
- Mon réseau LinkedIn
- Des communautés Slack de recruteur(se)s (Growth Hiring, Recruiters’ Kitchen, RecOps)
- Des retours collectés en conférence (NCDR, After Recrut Bordeaux)
- Mes propres expériences et lectures
J’ai ainsi pu échanger avec des professionnel(le)s qui ont partagé leurs retours et recommandations. Ces conversations ont été précieuses. Au total, j’ai rencontré une dizaine de solutions.
Construire une grille d’analyse efficace : trois niveaux de fonctionnalités
Au cours de mes démos, j’ai rapidement distingué deux grandes familles d’ATS :
- Les ATS-CRM (Jarvi, Hiresweet) : adaptés à une démarche de chasse (fonctionnalité telle que l’enrichissement de profils pour les contacter soit par téléphone ou email)
- Les ATS orientés expérience candidat (Teamtailor, Recruitee, Between, Flatchr) : à favoriser pour l’inbound avec bien souvent la possibilité de créer un site carrière no-code
Chez DotWorld, nos recrutements proviennent majoritairement de l’inbound.
Nous avons donc orienté notre benchmark vers la seconde catégorie.
Pour éviter de me perdre dans les démos successives, j’ai structuré une grille d’analyse en trois niveaux :
1. Les fonctionnalités de base
Ce sont des fonctionnalités peu différenciantes car la grande majorité des ATS les propose :
- Multidiffusion
- Automatisations entre les passages entre différentes étapes
- Pipelines personnalisables
- Templates d’emails
2. Les fonctionnalités différenciantes
Au bout de 3 à 4 démos, et donc d’une meilleure compréhension des acteurs, je ne rencontrais que des ATS qui proposaient au moins deux de ces fonctionnalités :
- Site carrière no-code
- Assistant IA pour la prise de notes
- Synchronisation multi-agenda
- Scorecards pondérées
- Vue Kanban
- Une gestion RGPD claire et prête à l’usage
3. Les fonctionnalités bonus
Ce sont des fonctionnalités pas forcément discriminantes mais pour autant très utiles !
- Délai de rétractation inclus avant un envoi automatisé
- Intégrations tierces (AssessFirst, Deel…)
- Vraie bidirectionnalité des emails (la boîte mail pro est directement reliée à la messagerie de l’ATS)
- Génération automatique de documents (promesses d’embauche, contrat)
- Absence de mention de l’ATS côté candidat dans les envois d’emails (certains ATS sont en marque blanche, d’autres non)
Un mot sur la négociation
Sur la partie négociation, plusieurs leviers peuvent faire une vraie différence :
- Passer par des agences RH partenaires, qui disposent parfois d’accords préférentiels (ex : Ideuzo)
- Bénéficier des remises accessibles via certains réseaux ou communautés professionnelles (ex : passer par un client, outil comme Kalent)
- Demander un gel du prix sur l’année N+1 / N+2, car les tarifs peuvent évoluer rapidement dans une entreprise en forte croissance
Le choix final : pourquoi Teamtailor s’est imposé
Après plusieurs démos sérieuses, Teamtailor s’est imposé.
Les raisons principales :
- Un onboarding structuré avec une personne dédiée + tutoriels disponibles 24/24,
- Une expérience fluide pour les candidat(e)s comme pour les équipes, leur force c’est vraiment l’UI/UX
- Un support client réactif et compétent
- Une gestion RGPD claire et prête à l’usage
- Prise de note assistée par l’IA
- Possibilité d’avoir une notation d’évaluation très claire avec un visuel lisible
- Site carrière no-code
Nos fonctionnalités préférées
- La fonctionnalité "Connect" permet de créer un vivier ciblé de manière très efficace. Les candidat(e)s s’inscrivent pour recevoir une notification dès qu’une opportunité matche leurs profils.
- La création de site carrière no-code : possibilité de créer notre page carrière de manière simplifiée avec une mise à jour automatique des annonces. C'est aussi via cette outil qu'on passe pour publier les témoignages de nos employé(e)s !
Pour autant :
- Ce n’est pas une marque blanche. La mention temtailor est présente sur notre site carrière + dans nos adresses mails.
- Pas de bidirectionnalité des emails : tous les échanges recrutement ont lieu sur l’ATS, ce qui complique la gestion en cas d’absence (pas de message automatique).
L’implémentation : la belle aventure
La signature du contrat n’est que le début.
Nous avons mis :
- Trois semaines pour paramétrer l’outil
- Un bon mois supplémentaire pour embarquer toutes les équipes
Les leviers qui nous ont aidés :
- Une équipe pilote pour tester en conditions réelles. Merci à notre département Marketing de s’être prêter au jeu.
- Des sessions de formation live avec les hiring managers
- Un usage intensif de la documentation Teamtailor
- Une bonne occasion pour la remise à plat de nos standards internes (délais de remplissage des fiches par les managers, évaluation structurée…).
Six mois plus tard : ce qui fonctionne, ce qui s’ajuste
Ce qui fonctionne particulièrement bien
- Le bouton Connect, qui alimente un vivier de plus de 4 000 candidats
- L’adoption rapide par les équipes, grâce à une interface claire
- La réactivité du support client
- La facilité de mise à jour du site carrière
Ce que nous optimisons encore
- L’animation des viviers, que nous structurons progressivement,
- Les dashboards, qui gagneront en pertinence avec davantage de données
Conclusion
En 2025, nous avons recruté plus de 20 personnes. Et une chose est sûre : disposer d’un ATS aligné avec nos ambitions de croissance a changé la donne !
Au-delà d’un simple outil, Teamtailor nous a permis de professionnaliser nos pratiques, de fluidifier nos échanges, et d’embarquer l’ensemble des parties prenantes autour d’un processus clair et structuré.
Liens utiles
- 🔗 Rejoindre notre vivier de talents : https://dotworld.teamtailor.com/connect
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